Panduan Lengkap Mengusulkan Izin / Tugas Belajar melalui SIAP ASN

Suarapendidikan.com, Jombang – Fitur Usul Izin / Tugas Belajar pada SIAP ASN digunakan untuk mengusulkan Izin / Tugas Belajar dari pendidikan yang akan / sedang ditempuh. Manfaat dari pengusulan melalui SIAP ASN adalah berkas dan status pengusulan dapat dilihat oleh pengusul mulai dari awal diusulkan sampai Surat Izin / Tugas Belajar sudah siap untuk diambil.

Untuk dapat mengusulkan Izin / Tugas Belajar melalui SIAP ASN, data PNS harus dilengkapi terlebih dahulu, diantaranya adalah data :

a. Data SK CPNS / SK PNS harus ada.
b. File Scan dokumen asli meliputi :

  • SK PNS
  • SK Kenaikan Pangkat Terakhir (jika ada)
  • Ijazah terakhir yang diakui
  • PPK (2 tahun terakhir)
  • Surat Rekomendasi Kepala OPD (disediakan OPD Induk)
  • Tupoksi / Uraian Tugas yang ditandatangani atasan langsung dan mengetahui Kepala OPD (disediakan OPD Induk)
  • Surat Permohonan Yang Bersangkutan
  • Surat Keterangan telah diterima / sedang menjalani pendidikan dari PT
  • Jadwal / rencana perkuliahan dari PT
  • Surat Keterangan Akreditasi Prodi dari BANPT/LAMPTKES
  • Surat pernyataan tidak menuntut apabila pendidikan yang ditempuh tidak memiliki dampak kepegawaian

LOGIN & MENU USUL IZIN / TUGAS BELAJAR UPT

a. Buka browser (disarankan menggunakan Mozilla Firefox)
b. Ketik pada url Address http://siapasn.jombangkab.go.id
c. Masukkan username dan password lalu tekan Enter pada keyboard, atau tombol Login pada form login.

Setelah login, maka akan tampil halaman beserta menu yang akan muncul sesuai dengan kewenangan dan hak akses dari user tersebut

Di sebelah kiri layar adalah daftar Menu Utama. Menu yang ditampilkan sesuai dengan user group yang disetting dalam aplikasi SIAP ASN. Setiap user hanya bisa mengakses menu / data sesuai dengan tupoksi nya masing-masing.
Untuk membuka sub menu yang ada di dalam nya dengan cara klik pada menu tersebut. Contoh untuk membuka menu usul Izin / Tugas Belajar, maka klik sekali pada menu Diklat, akan muncul menu dibawahnya, lalu klik sekali pada menu Izin / Tugas Belajar, akan muncul menu dibawahnya, dan klik menu Input UPTD/SMP/Puskesmas untuk mengakses halaman pengusulan Izin / Tugas Belajar
Maka halaman untuk pengusulan Izin / Tugas Belajar dari UPT akan ditampilkan di kolom utama di sebelah kanan.
III.

III. DETAIL INPUT USUL UPTD/SMP/PUSKESMAS
Untuk menambahkan usulan baru tekan sekali tombol Tambah, maka akan muncul formulir halaman Usulan.

Sedangkan untuk membuka atau merubah detail usulan Izin / Tugas Belajar yang sudah dibuat / ada, dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu :
a. Klik sekali pada salah satu usulan Izin / Tugas Belajar yang terdapat pada tabel daftar usul Izin / Tugas Belajar, lalu klik tombol Ubah untuk membuka detail usulan Izin / Tugas Belajar.
b. Klik dua kali pada salah satu usulan Izin / Tugas Belajar yang terdapat pada tabel daftar usul Izin / Tugas Belajar, maka akan membuka halaman detail usulan Izin / Tugas Belajar.
Usulan yang dapat dirubah adalah usulan yang masih belum dikirim ke OPD induk. Jika usulan sudah dalam status terkirim, otomatis sudah tidak dapat dirubah lagi.

Setelah muncul formulir Usulan Pelayanan Izin / Tugas Belajar, maka dapat diisikan data antara lain Nomor Surat Usul dan Tanggal Surat Usul.
Nomor Surat Usul adalah nomor surat pengantar yang akan digunakan untuk dikirimkan ke OPD induk, sedangkan Tanggal Surat Usul adalah tanggal surat pengantar tersebut.

Contoh pengisian Nomor Surat Usul dan Tanggal Surat Usul

CATATAN :
Khusus Dinas Pendidikan, dikarenakan yang mengurusi administrasi kepegawaian PNS dibagi berdasarkan jenis jabatan, untuk setiap pengusulan diharapkan ada pemisahan
nomor usulan PNS per jenis jabatan :

  1. Pelaksana dan Struktural
  2. Fungsional Tertentu

Menyimpan data nomor dan tanggal surat usul Izin / Tugas Belajar yang sudah terisi dapat dilakukan dengan cara menekan tombol SIMPAN. Jika proses simpan berhasil maka akan muncul menu baru di sebelah kanan atas menu Usul, yaitu menu List Pegawai. Selain itu terdapat informasi Nomor dan Tanggal Surat Usul yang sudah tersimpan.

Ciri lainnya, terdapat tombol KIRIM di sebelah kanan tombol SIMPAN.
Nomor dan Tanggal Surat Usul dapat dirubah selama masih belum klik Tombol Kirim. Untuk itu pastikan terlebih dahulu pada menu List Pegawai, pegawai yang akan diusulkan ada didalam daftar usulan.

Untuk Lebih lengkapnya bisa download bukupanduannya dibawah ini.